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Buchhaltung

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.

Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:

  • einen Hinweis auf die Steuerfreiheit
  • die eigene UID-Nummer
  • die UID-Nummer des Abnehmers

Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig.

Um diese Nachweise zu ver­ein­heit­lichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Um­satz­steuerrichtlinien.

Verbringungsnachweis

a) Beförderungsnachweis

Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:

  • Durch- oder Abschrift der Rechnung
  • ein handelsüblicher Beleg, aus dem der Bestimmungsort hervorgeht (z. B. Lie­fer­schein)
  • Empfangsbestätigung des Abnehmers

b) Versendungsnachweis

Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in

  • einer Durch- oder Abschrift der Rechnung und
  • einem Versendungsbeleg (z. B. Frachtbriefe, Postaufgabebescheinigungen).

Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu er­bringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.

c) Abholbestätigung

Wird die Ware durch einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.

Der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass er den Gegenstand in das übrige Ge­mein­schafts­ge­biet befördern wird, und eine Spezialvollmacht vorlegen.

Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:

  • Erklärung, dass der Abholende dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen
  • Identität des Abholenden
  • Funktion des Abholers in Bezug auf die konkrete Lieferung (Leistungsempfänger, unselbständiger Erfüllungsgehilfe oder selbständiger, dritter Unternehmer) muss ein­deu­tig festgestellt werden können

Eine Spezialvollmacht wird nicht mehr benötigt, z. B.

  • wenn Geschäftsbeziehungen über einen längeren Zeitraum bestehen,
  • bei Abholung durch einen Dienstnehmer oder
  • bei Teillieferungen. 

In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen all­ge­mei­nen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.

Buchnachweis

Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraus­setzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.

Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:

  • Name, Anschrift, UID–Nummer des Abnehmers
  • Name, Anschrift des Beauftragten (wenn die Ware abgeholt wird)
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands
  • Lieferdatum
  • vereinbartes Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
  • Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
  • Beförderung und Versendung in andere EU-Mitgliedstaaten
  • Bestimmungsort

Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung

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